Es sabido que en todos los proyectos existen cambios en el desarrollo del mismo, sin
embargo, en la mayoría de proyectos no se administran formalmente y se desaprovecha
una gran oportunidad de mejora. Llevando un control adecuado de cambios, se permite
generar lecciones aprendidas para futuros proyectos.
Todos los cambios se deben documentar. Como primer paso, se debe identificar o
clasificar el tipo de cambio. Se puede hacer en las siguientes 4 categorías:

– Solicitud del Cliente Final
– Errores u Omisiones
– Solicitud del Desarrollador
– Ingenierías de Valor

Si un cambio se realiza a solicitud del cliente final, o si se genera por una oportunidad de
ahorro por una ingeniería de valor, entonces se justifica la afectación del presupuesto
base. Si es por errores u omisiones, entonces estos cambios se deben reflejar en los
costos del proyecto.
Es importante hacer notar, que una orden de cambio, puede afectar no solamente el
costo del proyecto, sino afectar también en tiempo, y puede requerir hacer reprocesos,
como la elaboración de nuevos planos o solicitudes de materiales.
Se recomienda llevar el Control de Órdenes de Cambio en una tabla, donde se debe
indicar el número de la Orden de Cambio, la cuenta o renglón que está afectando, si
afecta a presupuesto o a costo, si está autorizada o en proceso de autorización (Orden
de Cambio Potencial), la razón que originó la Orden de Cambio y una breve descripción
de la misma.
Posteriormente, se indica si es una Orden de Cambio aditiva o deductiva y en la
siguiente columna, su efecto en presupuesto, o en el costo del proyecto. Por último se
debe indicar si tiene efecto en tiempo y/o algún re proceso.
Aparte de la tabla de Control de Ordenes de Cambio, se debe llevar un registro físico o
digital, con la firma de autorización por parte del cliente, que incluyan las cotizaciones
de los trabajos o realizar, o cualquier otro documento de soporte.

Es recomendable compartir periódicamente las experiencias con el equipo de trabajo
(Para que luego no queden en el olvido) y no crear un ambiente de castigo para los
errores, de forma de establecer un proceso de mejora continua para futuros proyectos.
Históricamente en los proyectos de construcción en Guatemala estamos acostumbrados
a documentar cambios una vez estos suceden y sin tener ninguna previsión para los
mismos, afectando directamente el bolsillo del desarrollador o cliente.
Las ventajas del uso de las herramientas de un Project Management profesional, hace
que estos cambios se monitoreen desde antes que éstos sucedan, con toda la
documentación necesaria para justificarlos. Es de suma importancia para el óptimo
desarrollo de un proyecto, el acompañamiento desde la fase de planificación, ya que
con esto se logrará un mayor impacto con el Control Global de Cambios e Ingenierías de
Valor, resultando en muchos beneficios en tiempo, costo y calidad para el cliente.

Arq. Guillermo Nuñez