Todos los proyectos, sin excepciones, están expuestos constantemente a cambios que deben ser gestionados adecuadamente para evitar caer en sobrecostos y atrasos en el cronograma de obra. Por lo general, estos cambios representan grandes riesgos para el proyecto y normalmente pueden ser el resultado de tomas de decisiones del cliente, condiciones inesperadas, errores u omisiones por una mala planificación. Por lo tanto, es importante anticiparse a dichos riesgos a través de una adecuada planificación dirigida hacia la prevención para minimizar costos de corrección durante la ejecución del proyecto.

Tradicionalmente, las empresas no suelen dedicarle el tiempo suficiente a la planificación del proyecto, ya que suelen optar por ejecutar e ir tomando decisiones sobre la marcha. Como resultado, pueden llegar a ocurrir problemas como exceso de desperdicio o falta de materiales, reprocesos de actividades, duplicidad de tareas, sobrecostos, desorganización de mano de obra, atrasos en el programa, entre muchos otros.  

Así como existen cambios de repercusión negativa en la gestión de proyectos, también existen cambios que generan oportunidades de ahorro en recursos, los cuales, requieren una inversión de tiempo considerable durante la fase de planificación del proyecto para generarlas previo a iniciar la fase de ejecución del mismo.

Algunas buenas prácticas o recomendaciones para generar oportunidades de ahorro durante la fase de planificación son:

• Conformar un equipo capacitado para analizar la información recibida y generar propuestas de soluciones.
• Análisis de riesgos.
• Establecer estrategias de optimización.
• Análisis de cuadros comparativos.
• Establecer precedentes (Benchmarking).
• Monitoreo de cambios.
• Establecer planes de acciones correctivas durante la ejecución.
• Retroalimentación y negociación con proveedores.
• Trabajar las estimaciones de costos desde el inicio.

Además, se obtiene otra serie de beneficios como:

• Certeza y confiabilidad del cliente (claridad de su inversión).
• Mayor rendimiento financiero.
• Optimización de recursos.
• Mitigación de riesgos.
• Prestigio para la empresa.
• Información ordenada, clara y precisa.

Está demostrado que prever riesgos en la etapa de planificación puede llegar a reflejar el máximo porcentaje de ahorro del costo total del proyecto, ya que la generación de ingenierías de valor en esta etapa benefician en tiempo y costo al proyecto.  Como resultado, obtenemos información más completa para minimizar costos por error u omisión durante la ejecución, lo cual facilitará en buena medida la administración del proyecto.